A hot desking egyfajta felhőszolgáltatási megközelítés az irodai erőforrások kezeléséhez . Így hasonló forgatókönyvekhez illeszkedik és segít a hasonló kihívások kezelésében.
A megfelelő forgatókönyvek
- korlátozott irodai erőforrások vannak
- és az erőforrás-igények jelentősen ingadoznak, azaz részmunkaidős munkavállalók, vállalkozók, gyakornokok stb., amelyek különböző időpontokban dolgoznak és / vagy sokat váltanak projekteket, és / vagy kötelesek rendszeresen váltani a munkahelyet különböző feladatok elvégzéséhez
- és / vagy a dolgozók közötti szoros kommunikáció a legfontosabb
Példaként említhetjük például azokat a vállalatokat, amelyek belső munkaideje a munkaidő tekintetében nagyon heterogén, és / vagy a projekt-szövetségeket, vagy a sok alvállalkozóval, tanácsadóval, külsős céggel rendelkező vállalatokat, amelyek időnként meglátogatják a helyiségeiknek munkaterületre van szükségük.
Az általa megoldott problémák
- Könnyű eseti erőforrás-elosztás : A részmunkaidős munkavállaló hétfőn jön be, adjon az egyik ingyenes asztal, bármelyik íróasztal megteszi. Tisztítás nem szükséges. Nincs szükség központi irányításra az asztalok hozzárendeléséhez. Egy szabad forrás egyszerű azonosítása (senki nem ül ott / nincs ott a dolga). Ugyanez vonatkozik azokra a külső látogatókra is, akik az ön épületében vannak néhány megbeszélésre, és akiknek szükségük van egy helyre a munkavégzéshez, stb. Ez szintén segít egy ad-hoc rövid távú projekt elvégzésében, és a vezetőségnek nem kell új irodát rendelnie ebben a projektben az adott emberek csak ingyenes, közvetlen közelében lévő íróasztalokat kaphatnak.
- Könnyű erőforrás-átcsoportosítás : A munkavállaló beteg, és B munkavállalónak ki kell töltenie a helyét Alpha csapat -> csak használja a helyét, és közvetlenül integrálódjon a csapathoz; Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha az A munkavállalónak egy hétig támogatnia kell az Alpha csapatot, csak használjon bármilyen szabad helyet, ha szükséges, C dolgozó, aki jelenleg az Alpha csapat mellékprojektjén dolgozik, és ezért nem kell ülnie hogy a hét bezárása átválthat egy másik asztalra.
- Erőforrás-felhasználás maximalizálása : Figyelembe véve azt a példát, ahol több vállalkozója van, ahelyett, hogy minden egyes irodát kijelölne, amelyeket mindkettő csak a hét felében használ, mindkettőhöz egy-egy irodát rendel, amelyet a hét egyik felét az egyik, másik felét pedig a másik vállalkozó. Vagy talán néhány srác minden vállalkozótól a hét minden napján.
- Csővezeték : könnyedén megépíthet egy csővezetéket, ahol a dolgozók helyett a szobák / munkahelyek változnak; így egy dolgozó egy terméket / vásárlót vezethet egy folyamat során. Vegyünk egy autószolgálatot, ahol a technikus először a papírmunkát végzi az íróasztalnál, majd elmegy veled a garázsba, majd kitölti a jelentést egy másik asztalnál.
- Magas információcsere : Mivel a munkavállalók könnyen eldönthetik, hol ülnek, és megváltoztathatják, kik mellett ülnek, ez elősegíti az egyes munkavállalók közötti magas szintű kommunikációt.
- Rugalmasság : ha egy erőforrás meghibásodik, vagyis egy íróasztal / épület / helyiség nem érhető el, akkor könnyen át lehet váltani a dolgozót egy másik asztalra.
- Tisztaság : A legtöbb dologhoz hasonlóan szabványosítva (megfelelő szabvány), így mások is könnyebben használhatják az erőforrásait, vagyis a takarító személyek számára könnyebb lesz rendszeresen tisztítani az íróasztalt. Azok az emberek, akiknek mindenre törekszenek, hogy tiszta és rendezett legyen, ezt is pszichológiai előnynek találhatják.
Az általa bevezetett kihívások
- Munkavállalóinak tudniuk kell tudni felhő infrastruktúrán futni, azaz minden este ki kell takarítaniuk az íróasztalt, és mindent el kell hozniuk, ami a munkájukhoz szükséges. ablak, virágok, csendes sarok), és tartsa meg a társaságban töltött idejére; ez egyes munkavállalók számára megnehezítheti a kreativitást vagy a "flow" -ba való bejutást
- Azoknál a munkavállalóknál, akiknek speciális felszerelésre van szükségük az íróasztaluknál, különösen nagy a beállítási erőfeszítésük, vagy fel kell szabadítani őket a meleg asztal elől. Ez vonatkozik a speciális feladatokat ellátó munkavállalókra, de a fogyatékossággal élő munkavállalókra is, akik speciális íróasztalokat vagy székeket igényelnek.
- Biztosítania kell az alapvető infrastruktúrát, amely megkönnyíti a munkavállalók számára az igényeiknek megfelelő szabad helyek megtalálását (pl. közel áll az X csapat többi tagjához)
- Önnek költségei vannak a beállítás és a koordináció miatt, azaz készen áll a helyére a munka megkezdésére, és megtalálja a többi munkatársat, akikkel kommunikálnia kell
- Nehezebb megbecsülni, hogy hány helyre van szüksége (hol)
- Előfordulhat, hogy a munkavállalóknak önállóbbaknak kell lenniük, és ki kell deríteniük, ki az, aki a legjobban egyedül ül az irodájában.
Véleményes összefoglaló
Ennek lényege, hogy a dolgozóknak be kell vásárolniuk a koncepciót. Különösen, ha mindenkire alkalmazza, nem biztos, hogy mindenki látja az előnyét, mivel nem tartoznak az emberek azon csoportjai közé, amelyek bármit is elnyernek ennek a megközelítésnek az alkalmazásával. Gondolom, ez az oka annak, hogy ez a kérdés erősen felkapott véleményes elutasító választ generál; az emberek attól tartanak, hogy ezt adaptálniuk kell, amikor az nem felel meg a munkastílusuknak. Könnyű elrontani, ugyanúgy, mint a felhő infrastruktúrával, a menedzsment csak az íróasztalok számának csökkentésével járó lehetséges előnyöket láthatja - és alábecsüli a tényleges követelményeket az íróasztalok számát vagy egyetlen nap hatását tekintve, ahol hiányzik pár hely. Bár gyakran úgy tekintenek rá, hogy a menedzsment rákényszeríti a munkavállalókat, felhatalmazás is lehet, mivel jól illeszkedik az alulról felfelé építkező megközelítéshez, ahol a munkavállalók önmagukat irányítják (bizonyos fokig), pl. csak döntsön úgy, hogy együtt ülünk bárkivel, akivel együtt kell dolgozniuk az aktuális feladathoz.
Általánosságban elmondható, hogy jól láttam ezt a munkát, amikor ésszerűen ötvözték a hagyományos megközelítéssel. A részmunkaidős munkavállalók, a belső dolgozók és a projekteket rendszeresen váltó munkavállalók teljes munkaidőben dolgoznak, míg azok a munkavállalók, akik egész héten normál nappali munkát végeznek, kiosztották a pultokat, és csak akkor mentesítik őket, ha külső projektbe mennek, vagy egy hét vagy annál hosszabb ünnepek. Néha vannak külön asztali helyiségek is, amelyek a szokásos irodák mellett használhatják az ad-hoc csoportos projekteket.
Fontos tanulság az is: attól függően, hogy mit csinálsz melegen -lefoglalás, lehet, hogy valójában nem csökkenti az íróasztalok számát, pl ha külön forróasztalos helyiségeket biztosít ad-hoc projektekhez a "normál" irodái mellett (meleg asztal vagy sem).
És igen, ha vakon alkalmazzák a többnyire 9-5 munkaerő kényszerítését a hot-desking használata valószínűleg több problémát fog okozni, mint megoldani a dolgokat.
(És még egyszer, szinte minden iskolában sikeresen alkalmazzák, amely ötvözi az erőforrások maximalizálását és a pipelininget.)